販売管理システムと会計システムの連携させるべき？導入についての考え方や連携方法について紹介

販売管理システムと会計管理システムとは

現代でも多く用いられている販売管理システムと会計管理システムについて、それぞれ別々のツールと思われがちですが、双方のツールで連携するべきメリットも多く存在します。改めて両者の違いから連携のメリットまで見てみましょう。

販売管理システムとは

販売管理システムは、企業の販売活動を円滑に支援するツールです。受注管理、在庫管理、顧客管理、出荷管理など、幅広い業務を自動化し最適化する機能を提供します。具体的には、受注から出荷までのプロセスを体系的に管理し、在庫の適正な維持や顧客情報の一元管理を実現することで、迅速な対応や意思決定が可能となり、顧客満足度の向上に貢献します。さらに、データ分析機能を持ち、売上や在庫の傾向を可視化。結果として、経営戦略の策定に役立ちます。このように、販売管理システムは業務の効率化と精度向上において大きな効果を発揮します。

会計システムとは

会計システムは、企業の財務活動を管理する専門ツールであり、仕訳入力、経費管理、財務報告、資産管理などの機能を備えています。これにより、正確かつ効率的に会計業務を行うことができます。取引情報の自動入力や帳簿の自動作成が可能であるため、経理部門の作業負担が大幅に軽減されます。さらに、税務申告や財務諸表の作成をサポートする機能も充実しており、法令遵守を確保することができます。このように、会計システムは企業の財務管理を強力に支援する重要なツールです。

連携するメリット

販売管理システムと会計システムの連携の主なメリットは、データ入力の効率化とヒューマンエラーの減少です。この連携により、販売データがリアルタイムで会計システムに自動反映され、手作業によるデータ入力が不要になります。

データ入力の効率化

データ入力の効率化は、販売管理システムと会計システムの連動によって大幅に向上します。手作業のデータ入力は時間と労力を消費し、ヒューマンエラーのリスクも高まります。一方、システム連携により、販売データが自動的に会計システムに送られるため、二重入力の手間が省けます。

さらに、自動化されたデータはリアルタイムで更新され、迅速な経営判断が可能となります。複数のデータソースからの情報を統合管理できるため、在庫管理や顧客対応も効率化されます。結果として、従業員はより付加価値の高い業務に集中可能となり、企業全体の生産性が向上します。データ入力の効率化は、業務プロセスの最適化に不可欠な要素です。

ヒューマンエラーの削減

ヒューマンエラーの削減は、システム連携による主要な利点の一つです。手作業のデータ入力では、ミスやデータ漏れが発生しやすく、それが様々な問題の原因となります。しかし、販売管理システムと会計システムの連携により、データは自動的に同期され、手作業が最小限に抑えられます。その結果、データの正確性が向上し、経理処理や在庫管理のエラーが減少します。

販売管理システムの選び方

企業の業態や規模によっても異なってきますが、ここでは一般的な販売管理システムの選び方をまとめてます。詳細は下記を参考にしつつ、こちらの記事も参考にしてみましょう。

参考：販売管理システムとは？基礎・基本から選び方まで徹底比較

操作性と使いやすさ

操作性と使いやすさは、販売管理システムを選ぶ際の最も基本的かつ重要なポイントです。使いやすいシステムは、導入後の学習コストを抑え、従業員が迅速に操作に慣れることが可能です。例えば、直感的なユーザインターフェースや簡単なナビゲーションがあるシステムは、時間の節約にも繋がります。

また、操作性が高いシステムはエラーの発生率も低減し、業務の効率化が図られるでしょう。そして、従業員の満足度向上にも寄与し、システムに対する抵抗感を低減させる効果も期待できます。操作性と使いやすさを重視することで、販売管理システムの導入効果を最大限に引き出すことが可能です。

カスタマイズの柔軟性

カスタマイズの柔軟性は、特定の業務フローやビジネスプロセスに適応するために必須の要素です。標準機能だけでなく、企業の成長や変化に応じて柔軟に変更や追加が可能なシステムは、運用をスムーズに進める大きな助けとなります。例えば、業界特有の規則や顧客からの特別な要求に迅速に対応できるシステムを選ぶことで、ビジネスの効率化と競争力の向上が期待できます。

加えて、企業の成長とともに拡張できるシステムは長期的な視点での運用コスト削減や業務効率の向上に寄与します。柔軟なカスタマイズ機能を持つシステムは、新しいビジネス機会に対する俊敏な対応を可能にし、市場の変動や企業の内部変化に柔軟に対応できます。こうしたカスタマイズの柔軟性を持つシステムを導入することにより、未来の変化に即応する基盤を築くことができます。

API連携のサポート

API連携のサポートは、異なるシステム間でのデータ交換を円滑に行うための重要な機能です。販売管理システムがAPIを活用して他のシステムと連携することで、データの自動同期が実現され、手作業のデータ入力が不要となります。例えば、会計システムとの連携により、売上データや在庫情報がリアルタイムで反映され、業務の効率化と精度向上が期待できます。

また、CRMシステムや物流システムとの連携を通じて、顧客管理や出荷管理の精度を高めることが可能です。API連携のサポートが充実しているシステムは企業全体での情報共有を促進し、業務プロセスの最適化を進めます。このようなAPI連携のサポートは、現代のビジネス環境で不可欠な要素です。

会計システムの選び方

一方で会計システムも企業の業態・規模によっても導入するべきツールが変わってきます。選び方のポイントを下記にまとめてます。

仕訳入力しやすいシステム

様々な項目がある会社であればあるほど、仕訳入力がしやすい、または慣れているシステムを選ぶことが賢明です。もちろんfreeeやMoney Forwardのように一般の方も触れやすいシステムも大事ですが、企業の業態によっては、より業界特化の仕訳項目を直感的に選びやすいシステムも魅力的です。

保守・運用・サポート体制が整っているシステム

上記にも絡んできますが、会計システムは企業の経理担当だけでなくあらゆるレイヤーが長期間に渡って使用していくものです。トラブルが起こった際には迅速な対応でき、時にはトラブルを事前に防ぐ、アップデートにも対応できるような保守・運用の体制が整っているシステムかどうかを見定めて選ぶもの1つのポイントです。

法改正にも対応できるシステム

2023年10月にはインボイス制度の改定、2024年1月には電子帳簿保存法の電子取引の紙保存が禁止など、直近も会計システムに関わる法改正が多く見られました。各企業が管理しているシステムによって対応方法は大きく異なりますが、従前のシステムに対応できないことを踏まえて、他社にリプレイスを行った企業様も多く見受けられます。このような法改正にも柔軟に対応できるシステムを長期的に使用していくことも重要です。

システム連携の具体的な方法

システム連携には、シンプルな方法から高度な機能を駆使した方法まで多岐にわたります。それぞれの手法にはメリットとデメリットがあるため、自社のニーズと技術レベルに合わせた最適な方法を選ぶことが重要です。

シンプルな連携方法

シンプルな連携方法としては、まずCSVファイルのインポート・エクスポートによるデータ共有が挙げられます。この方法は、専用のソフトウェア導入の手間がなく、比較的簡単に実行できるため、初めて連携を試みる企業には適しています。しかし、手動操作が多く、各企業のワークフローによってはデータ更新のタイムラグが発生するリスクがあります。特に大量のデータを扱う場合には注意が必要です。

より効率的な方法としてクラウドサービスの利用もあります。こちらはインターフェースが使いやすく、自動でデータを同期させる機能があります。例えば、Googleスプレッドシートを用いたデータ連携は、共有リンクを通じてリアルタイムでデータを共有できる利点があります。このようにシンプルな方法で連携を開始し、徐々に高度な方法に移行することで、スムーズな運用が期待できます。

高度な機能と連携の必要性

高度なシステム連携には、APIやウェブフックなどの技術が利用されます。API連携によって、システム間の自動データ同期やリアルタイムの情報共有が可能となります。例えば、販売管理システムと会計システムがAPIを通じて連携することで、売上データや在庫情報が即時に更新され、経理処理の効率が飛躍的に向上します。また、ウェブフックを活用すれば、特定のイベント発生時に他システムへの通知が行えます。これにより、リアルタイムで求められる迅速な意思決定と対応が可能になります。APIドキュメントや開発者ツールキットを利用し、必要なデータを効率的にやり取りすることで、業務の高度化と柔軟性を向上させることが求められます。

まとめ

販売管理システムと会計ソフトの連携は、企業の業務効率化とコスト削減に大きく貢献します。データの自動同期によって手入力の手間が省け、ヒューマンエラーのリスクも抑制できます。さらに、リアルタイムで正確なデータ管理が実現し、迅速で効果的な経営判断が可能となります。

システムの選定に際しては、操作性や使いやすさ、カスタマイズの柔軟性、API・基幹システムとの連携のサポートといった要素が重要です。企業のニーズや技術レベルに応じて、シンプルな連携方法から高度な機能を持つ連携方法まで最適な手法を選ぶことが求められます。

成功事例を見ると、適切な連携によって業務の質が向上するだけでなく、経費の節減や在庫管理の最適化まで実現しています。このため、システム連携は単なる技術的な取り組みに留まらず、全体的な業務改善と経営効率の向上を目指す重要な戦略といえます。

最後に、これらの取り組みで得られた知見や成果を活かし、さらに進化した連携体制の構築が持続的な競争力の強化に繋がります。今後のビジネス展開において、システム連携の導入と最適化は避けて通れない課題となるでしょう。