棚札を使った在庫管理のメリットとデメリット｜クラウド型との比較も含めてご紹介

棚札とは？

棚札は、在庫管理において非常に重要な役割を果たします。棚札は棚やストレージに設置されるカードで、在庫の品目、数量、入庫日や出庫日などの情報が記載されています。現場の担当者は一目で在庫の状況を把握できるようになります。

紙ベースの棚札は特に小規模な企業や手作業が中心の現場で広く使用されていますが、大規模な企業や多品種を扱う企業では、クラウド型在庫管理システムとの併用が進んでいます。これにより棚卸や在庫の確認作業が効率化され、正確に行うことが可能になります。棚札の利用は、在庫誤差を減少させ、在庫管理業務の効率と正確性を高める手段として、多くの企業で採用されています。

棚札の定義と役割

棚札は在庫品の管理において、物品の情報を記載するためのカードです。棚札には品名、品番、数量、入庫日、出庫日など必要な情報が書かれており、在庫の現状を即座に把握することが可能になります。

例えば、棚札を見れば、どの棚にどれだけの在庫があるのか、どの品物が在庫切れになりそうかなどが一目で分かります。倉庫や店舗などの現場での作業効率を上げるために非常に有用であり、在庫管理の基本的なツールとして位置づけられています。棚札を使用することで、在庫の過不足を防ぎ、円滑な業務運営を支援することができます。

棚札の記入例とフォーマット

棚札には統一されたフォーマットがあり、それに基づき必要な情報が記入されます。例えば、棚札には上記で挙げたような「品名」「品番」「数量」「入庫日」「出庫日」などの項目が設けられています。さらに、ロット番号や保管場所などの追加情報も書き込むことができるスペースがあることが一般的です。

具体的な記入例を示すと、品名が「商品A」、品番が「12345」、数量が「100個」、入庫日が「2023年1月1日」、出庫日が「2023年2月1日」となります。棚札を用いることで、在庫管理の一貫性が保たれ、担当者間の情報共有がスムーズに行われるようになります。なお、誤記入を防ぐためにも、定期的な見直しと必要に応じた修正が欠かせません。

棚札を使って在庫管理するメリット

棚札は、在庫管理において多くのメリットを生み出しています。コスト削減の面や一目で在庫状況が把握できることが挙げられます。

コスト削減

棚札を利用することで、在庫管理にかかるコストを大幅に削減できます。まず、棚札は比較的安価で簡単に準備できるため、高価なシステム導入に比べて初期投資が少なくて済みます。さらに、棚札を使った手作業中心の管理方法は、人件費やシステム維持費の面でも経済的です。また、棚札の利用により適正在庫の維持が可能となり、在庫過剰や欠品による無駄なコストを回避できます。

一目でわかる在庫状況

棚札を使用することで、在庫状況を一目で把握することが可能になります。棚札には、品名、品番、数量、入庫日や出庫日などの情報が記載されているため、現場の担当者は棚札を確認するだけで在庫の詳細情報をすぐに得ることができます。これにより、在庫の過不足を迅速に発見し、必要な対応を取ることができます。さらに、棚札が整然と管理されていれば、棚卸作業もスムーズに進行し、手間や時間を節約できます。

棚札を使う在庫管理のデメリットとその対策

棚札を使った在庫管理は一定のメリットを提供しますが、その一方で課題も存在します。書き間違いや読み間違い、手書きによる計算ミス、棚札の紛失リスク、そして在庫の分散による管理の難しさなどがその具体例です。これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることで、棚札を効果的に活用することができます。下記にそれぞれの課題とその対策を詳述します。

書き間違いや読み間違い

棚札を手書きで管理する場合、書き間違いや読み間違いが発生することがあります。これでは在庫情報が不正確になり、業務に支障を来すことがあります。対策としては、記入の際にダブルチェックを行うプロセスを導入することが有効です。

さらに、棚札の記載内容を定期的に確認し、必要に応じて修正を行う手順を組み込むことで、誤りが継続して反映されるリスクを低減できますが、社内のチェック工数の増大も懸念しておかなければなりません。

計算ミス

棚札を使った在庫管理では、手書きで行うために計算ミスが生じることがあります。人力で数量や金額を計算する際に、誤差が発生しやすいのがデメリットと言えます。これを防ぐためには、計算時に電卓やスプレッドシートなどのツールを活用して精度を高める方法があります。棚札自体にも計算スペースを設けるなどの工夫を加えると、ミスが発生しにくくなります。

カードの紛失リスクとその防止策

棚札を使用する際の最大のリスクが、カードの紛失です。カードが紛失すると、大切な在庫情報が一部不明になるため、管理が困難になります。紛失防止策としては、棚札の一時保管場所を設けたり、定期的に棚札の有無を確認するなどの管理方法が効果的です。

また、棚札を耐久性のある素材で作成し、接着剤や吊り下げ方式で固定することも推奨されます。いずれにせよ、在庫管理の要となっている棚札自体が紛失することは、在庫管理自体ができないことを意味するので、棚札自体の管理も非常に重要だと言えます。

在庫の分散による管理の難しさ

１つの工場で全て管理できている場合にはさほど影響がないかもしれないのですが、在庫が複数の場所に分散している場合は管理が難しくなります。棚札を各場所で使用する場合、情報が分散しやすく、リアルタイムで全体の在庫状況を把握するのは容易ではありません。

この問題を解決するためには、定期的に全箇所の棚札情報を集約し、統一された管理台帳を作成することが有効です。さらに、在庫の集約計画を進めることで分散管理を避け、効果的な在庫管理が可能になります。定例会議などで情報共有を徹底することも重要です。

棚札が適している在庫管理の規模と運用方法

棚札はそのシンプルさと汎用性から、さまざまな規模の在庫管理に適応可能です。特に小規模在庫管理においては、その実用性が際立ちます。しかし、大規模在庫管理においては、いくつかの課題も存在します。それぞれの規模に応じた最適な棚札の使い方と運用方法について、以下に詳述します。

小規模在庫管理での棚札の最適な使い方

小規模な在庫管理において、棚札は非常に効果的なツールです。全体の確認工数も少なく、手作業での棚卸や在庫確認が容易であるため、人的リソースを最小限に抑えられます。発生しうる誤差も少ないことも挙げられます。過度に柔軟性の高い在庫管理システムを導入するよりも、シンプルに分かりやすい管理ができる棚札の方が、組織全体の効率性を良くするケースも十分に考えられます。

大規模在庫管理での課題と改善策

一方で、大規模な在庫管理においては、棚札を使用する際にはいくつかの課題が生じます。仮にそのまま棚札での管理を続けていると、管理対象が多くなり、棚札の数も増え、情報の整理や確認が煩雑になることがあります。また、上記で指摘したような手作業による記載ミスや棚札の紛失リスクも高まります。

これらの課題を克服するためには、棚札単体の管理だけではなくシステムの併用も考えなければなりません。例えば、オートメーション化されたシステムと棚札を併用することで、在庫情報のリアルタイム更新が可能です。

さらに、バーコードやRFID（無線周波数識別）技術を導入すれば、より一層読み取りとデータ更新の効率化が図れるでしょう。システム導入は定期的な棚卸と情報の一元管理を徹底することができるので、棚札の紛失や記載ミスを防止しやすくなります。

棚札管理とクラウド型在庫管理との比較

棚札は伝統的な手法として多くの中小企業で利用されてきましたが、新たにクラウド型在庫管理システムが導入されるケースも増えています。クラウド型システムは特にヒューマンエラーの抑制、リアルタイム在庫管理、在庫過多や欠品の防止、そして棚卸の効率化と正確性向上において優れた効果を発揮します。

ヒューマンエラーの抑制

棚札を手書きで管理する場合、完全にヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいでしょう。どうしても書き間違いや読み間違い、計算ミスなどが発生するリスクがあります。

一方、クラウド型在庫管理システムを導入すれば、データの入力や処理が自動化されるため、ヒューマンエラーの発生を大幅に抑制できます。具体的には、バーコードスキャナーやRFID技術を利用することで、在庫の情報が正確にリアルタイムで記録され、ミスの発生を最小限に抑えることが可能です。

リアルタイム在庫管理の利点

棚札を利用した在庫管理では、現場の在庫状況をリアルタイムに把握するのは難しいです。棚卸や在庫確認のタイミングに依存するため、最新の在庫情報を即座に得ることができません。その点、クラウド型在庫管理システムはリアルタイムで在庫情報を更新・共有できるため、タイムリーな意思決定が可能です。

在庫過多・欠品防止の効果

棚札を使った在庫管理は、入庫や出庫の際に手作業による記載が必要で、そのため情報の遅れやミスが生じやすいです。これにより、適正在庫の維持が難しく、在庫過多や欠品が発生するリスクもあります。

クラウド型在庫管理システムを導入すると、在庫情報がリアルタイムで更新されるため、適正在庫の把握が容易になります。データ解析や予測機能を活用して、過剰在庫や欠品のリスクを未然に防止することが可能です。

棚卸の効率化と正確性向上

言うまでもないですが、在庫管理システムを使えば棚卸の業務改善にもつながります。棚札を利用した棚卸作業は手作業が中心となり、多くの時間と人的リソースが必要となります。クラウド型在庫管理システムを使えば、これらの棚卸作業が自動化されるため、作業が効率化されるだけでなく、正確性も向上します。バーコードスキャンやRFIDタグを用いれば、在庫情報が一度に多数更新されるため、短時間で正確な在庫状況を把握することができます。

クラウド型在庫管理システム導入のポイント

クラウド型在庫管理システムを導入する際には、その利点を最大限に活用するためにいくつか重要なポイントがあります。これには、まず自社やチームの課題を明確に把握し、数値を用いて期待される効果を具体的に示すことが含まれます。また、改善ビジョンの共有を通じて、全員が同じ方向性で取り組むことが求められます。

自社やチームの課題整理

クラウド型在庫管理システムを効果的に導入するためには、まず自社やチームの在庫管理における課題を整理することが重要です。例えば、昔からの商慣習や組織のやり方を踏襲し続けて、棚札での管理を主軸にし続けていると、棚札自体の管理が煩雑になったり、手作業による誤差が多発したりすることがあります。

こういった組織内で挙がる課題を明確にすることで、クラウド型システムが提供する解決策の方向性や導入への指針が見えてきます。棚札の使用状況や問題点を具体的に洗い出し、どの程度業務の効率化が期待できるかを検討することが大切です。このプロセスを経ることで、システムの選定基準が明確になり、最適なソリューションの導入が可能となります。

数値を用いた効果の説明

クラウド型在庫管理システムの導入を提案する際には、具体的な数値を用いてその効果を説明することが求められます。例えば、棚札を用いた在庫管理で月にどれだけの時間がかかっているか、誤差による損失額がどれくらいあるかといったデータを示すことが重要です。

これに対してクラウド型システムの導入により、どれだけ作業時間が短縮されるか、誤差が削減されるかを数値で具体的に見せることで、経営陣やチームメンバーの理解と賛同を得やすくなります。もちろん、導入に関する組織内の研修やトレーニングの工数やその他のリスクも十分に考慮したうえで、将来的な数字としての改善予想が重要になります。

在庫管理システムを販売している会社によっても、サポート体制は異なるので、このようなリプレイス時には導入に関して緻密なシミュレーションと万全のサポート体制のある会社を選ぶべきです。

改善ビジョンの共有

クラウド型在庫管理システムを成功裏に導入するためには、改善ビジョンの共有が欠かせません。棚札からクラウドシステムへの移行は、単なるツールの変更だけでなく、業務プロセス全体の見直しを伴います。そのため、全員が新しいシステムの導入によって何が改善されるのか、そのビジョンをしっかりと共有することが重要です。

具体的には、在庫管理システムを導入すると、どのように現場・経営陣の業務フローが変化し改善されるのか、どれだけ効率が向上するのかを具体的に説明し、全員が同じ目標に向かって取り組むことで、スムーズな移行が実現します。共通の目標を持つことで、一体感を醸成し、システム導入の成功につなげることができます。

▼参考コラム

まとめと今後の在庫管理の展望

在庫管理において、棚札は古くから利用されてきたシンプルで有効な手法です。棚札の利点には、低コストでの導入、一目でわかる在庫状況の把握、在庫誤差の軽減などが挙げられます。しかし、デジタルが発展してきた近年では、手作業による書き間違いや読み間違い、カードの紛失リスク、在庫の分散による管理の難しさなどの課題が顕在化されてくるようになりました。

クラウド型在庫管理システムの導入は、多くの企業で進んでいます。このシステムは、ヒューマンエラーの抑制、リアルタイムでの在庫管理、在庫過多や欠品の防止に優れた効果をもたらします。クラウド型システムの導入ポイントとしては、自社やチームの課題を明確に整理し、数値を用いた効果の説明、そして改善ビジョンの共有が重要です。

今後の在庫管理の展望としては、棚札の良さを活かしつつ、クラウド型システムなどの先進技術を積極的に取り入れることが求められます。これにより、在庫管理の精度と効率がさらに向上し、競争力の強化につながります。結局のところ、棚札とクラウド型の両者の強みを組み合わせることで、より効果的で柔軟な在庫管理が実現できると言えます。